経理担当者の誰もが、「消耗品費」と「雑費」の違いがよく分からず、仕訳に困った経験をしたことがあるのではないでしょうか？消耗品費も雑費も、法人・個人事業主を問わず、必ず出てくる勘定科目です。今回は、消耗品と雑費の違いや判断基準、仕訳方法などについて解説していきます。

消耗品費とは？

「消耗品費」とよく似ている勘定科目に「雑費」があります。消耗品費も雑費も、どちらも経費なので、どちらの勘定科目を使用しても税額は変わらないため特に問題はありません。

しかし、経理処理上では、雑費はあまり使用しないで会計処理をすることが望ましい、といわれています。では、消耗品費と雑費の違いとは何なのでしょうか？

消耗品費の判断基準

消耗品費とは、消耗品という名前の通り、日々の業務で使用する備品の中で、金額が比較的安く、短期間で使いきってしまうもののことです。国税庁の公式ホームページの「一般的な必要経費の一覧」では、消耗品費の具体例について次のように記載されています。

消耗品費とは、①帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費、②使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入、とあります。

つまり、耐用年数が1年未満で、取得価額が10万円未満（青色申告者の場合の特例では取得価額が30万円未満）のものを購入した場合は、経費として計上するために「消耗品費」を使います。

参照：国税庁「帳簿の記帳のしかたー一般的な必要経費の一覧」

では、消耗品費を理解するために、「取得価額」と「耐用年数」の意味について確認していきましょう。

【取得価額】
取得価額とは、品物などを購入した金額のことです。コピー用紙を1,000円で購入したのであれば、取得価額は1,000円になります。

【耐用年数】
消耗品費として計上するものは、「耐用年数」が1年未満のものです。耐用年数とは何でしょうか？それは、その品物が使用できる期間のことです。どのくらい使用できるかに関しては、使用頻度や使用している環境に影響されます。

だからといって、購入者本人が耐用年数を自由に設定してしまうなら、税金を逃れるための耐用年数を設定してしまうことが予想されます。このような問題を回避するために、国税庁は品物ごとに耐用年数を設定しています。

参照：国税庁「耐用年数表」

なお、耐用年数が1年未満で、取得価額が10万円未満の条件に満たさない消耗品を購入した場合は、固定資産として計上します。そして、税法上の耐用年数に応じ、「減価償却費」として処理する必要があります。

「消耗品費」と「雑費」の区分

では、消耗品費と雑費は、どのように使い分ければよいのでしょうか？一般的に雑費は、既存の経費項目に該当しないときに使われています。つまり、一時的な費用や、高額でない費用のとき、雑費で処理されます。金額が小さく、どの勘定科目にも属さないうえ、新たに勘定科目を設けるほどでもない費用を処理するときに「雑費」を使用します。

消耗品費に該当する具体例

では、消耗品費に該当する具体的な品物の一部をご紹介します。（いずれも10万円未満のものです）

【事務用品】
文房具全般、印鑑代、封筒、各種伝票、各種用紙類、プリンター用紙、パソコンのマウス・キーボード・ケーブル、CD、DVD、インク、コピー代金など。

【工具機器備品】
一般工具、事務机・椅子、ロッカー、本棚、掲示板、黒板、電話、携帯電話、FAXなど。

【ソフトウェア】
各種ソフトウェア、ライセンス料、使用料、スマホアプリなど。

【日用品】
ティッシュペーパー、トイレットペーパー、石鹸、洗剤、タオル、電球、蛍光灯、コーヒー豆、花、観葉植物など。

【その他】
収入印紙、クリーニング代、ガソリン代、灯油代、軽油代など。

雑費に該当する具体例

雑費は、どうしても他の勘定科目に仕訳けることができないものを計上します。そのほとんどは消耗品に該当するものですが、次のようなものは「雑費」で仕訳ることができるでしょう。

日用消耗品、粗大ゴミ処理費用、清掃代、引っ越し代、クリーニング代、振込手数料、証明書、登記手数料、新聞雑誌代、書籍費用、NHK受信料、ケーブルテレビ使用料、引っ越し費用、安全協力費、警備費用などの頻度の低い費用や少額費用が挙げられます。

雑費を使用する際の注意点！

仕訳をする際、どの勘定科目に振り分ければよいのか迷ってしまい、結局、雑費に計上してしまった・・という方は少なくありません。しかし、雑費ばかりで会計処理をし、雑費の金額が増えてしまうと、会計結果を分析する際に支出の状況を把握しづらくなってしまいます。

会計上の雑費は、経費総額の5～10%程度が望ましいと言われています。もしそれ以上の金額になるなら、税務署の調査が入る可能性が高まります。税務署は、雑費科目はチェックしています。なぜなら、雑費は使途不明金とも言えます。

事業所側は、通常の勘定科目に仕訳けられないものを雑費に計上するわけですから、その額が高額になれば、課税対象のものがないかどうかを確認します。場合によっては、脱税行為につながることもあるため、雑費の金額が大きいと税務署の調査対象になります。

雑費の金額が多額になっている場合は、所得税の青色申告決算書や、収支内訳書に記載されている経費の勘定科目を参考にし、それらの勘定科目へ分けることができないかどうか確認してみることができるでしょう。

なお、所得税の青色申告決算書や、収支内訳書に記載されている経費の勘定科目には、次のようなものが挙げられています。

「給料賃金」「外注工賃」「減価償却費」「貸倒金」「地代家賃」「利子割引料」「租税公課」「荷造運賃」「水道光熱費」「旅費交通費」「通信費」「広告宣伝費」「接待交通費」「通信費」「広告宣伝費」「接待交際費」「損害保険料」「修繕費」「消耗品費」「福利厚生費」が記載されています。

これらに加え、業種によって特に支出が多くなる特定のものがある場合は、別の勘定科目を設定することができるでしょう。

新しい勘定科目と設定するのもアリ！

前述したように、雑費は決算書の上では用途が不明が経費です。ですから、金額が大きくなるものは、雑費として処理しないようにしましょう。もし職業上、他の勘定科目に該当しない、特定の出費が多くあるなら、新しい勘定科目を個人で設定してください。

例えば、フリーランスのライターが情報収集をするために、雑誌や新聞を定期的の購入しているなら、「新聞図書費」などの勘定科目を設定することができるでしょう。そして、雑誌や新聞を購入した際には、雑費ではなく、新聞図書費で会計処理をしましょう。そうすることで雑費の金額が大きくなることを回避できるでしょう。

上記でご紹介した勘定科目が記載されている所得税の「青色申告決算書」や、白色申告で提出する「収支内訳書」には、経費の項目欄には5つほど空欄が設けられています。つまり、その空欄には、個人で儲けた勘定科目を付け加えることができる、ということです。ですから、雑費の金額が大きくならないよう、必要であれば新たな勘定科目を設定しましょう。

消耗品費は決算時に振替が必要になる！

購入した消耗品は、決算時に振替をしなければいけません。消耗品費の仕訳方法には、次の2つの方法があります。

①購入価格を「費用」である「消耗品費」として処理する方法
②購入価格を「資産」である「消耗品」として処理する方法

どちらの方法で会計処理をしても問題はありません。ただし、決算時には使用した分に関しては「費用」、未使用分に関しては「資産」として計上する必要があります。では、それぞれの方法について詳しくみていきましょう。

【購入時に「費用」として計上する場合】
購入した消耗品の購入価格を「費用」として計上する場合は、「消耗品費」勘定科目を使います。仕訳は、借方に消耗品費、現金で支払った場合は貸方を現金で処理します。

そして、決算時、使いきれず残った未使用品がある場合は、使用しなかった分を「消耗品」勘定科目へ振り替え、資産として処理する必要があります。この場合の仕訳は、借方が消耗品、貸方が消耗品費として処理します。

【購入時に「資産」として計上する場合】
購入したときに「資産」として処理をする場合は、借方に消耗品、現金で支払った場合は貸方を現金で処理します。そして、決算時には、使用した分の消耗品を資産である「消耗品」勘定を、「消耗品費」勘定へと振り替えて、費用として処理を行う必要があります。

消耗品の具体的な仕訳例

消耗品費として計上する科目は、各種業種によって変わってきます。例えば、ボールペン、コピー用紙、名刺、パソコンのマウス、コーヒー豆なども消耗品費として計上できる品物の一部です。

では、消耗品費の具体的な取引の仕訳例についてみていきましょう。

・例：コピー用紙500円を現金で購入した。
（借方）消耗品費　500円　（貸方）現金　500円　（摘要）コピー用紙代

この場合は、消耗品費のほかに、「事務用品費」の勘定科目を使用することもあります。

・例：パソコンのマウス2,500円を現金で購入した。
（借方）消耗品費　2,500円　（貸方）現金　2,500円　（摘要）パソコンのマウス代

この場合は、消耗品費のほかに、「備品費」の勘定科目を使用することもあります。

・例：名刺を印刷し、10,000円現金で振り込んだ。
（借方）消耗品費　10,000円　（貸方）現金　10,000円　（摘要）名刺印刷代

この場合は、消耗品費のほかに、「広告宣伝費」の勘定科目を使用することもあります。

・例：コーヒー豆2,000円を現金で購入した。
（借方）消耗品費　2,000円　（貸方）現金　2,000円　（摘要）コーヒー豆代

この場合は、消耗品費のほかに、「会議費」「福利厚生費」「サービス費」などの勘定科目を使用することができます。

・例：テレビ30,000円をカード払いで購入した。
（借方）消耗品費　30,000円　（貸方）現金　30,000円　（摘要）テレビ代

この場合は、消耗品費のほかに、「備品」の勘定科目を使用することもあります。

・例：替えの蛍光灯1,500円を現金で購入した。
（借方）消耗品費　1,500円　（貸方）現金　1,500円

この場合は、消耗品費のほかに、「修繕費」の勘定科目を使用することがあります。

・例：エアコン100,000万円をカードで購入し、設置工事費10,000円は現金で支払った。
（借方）器具備品　110,000円　（貸方）未払金　100,000円　現金　10,000円　（摘要）エアコン代と設置工事費

この場合は、設置工事費も取得価額に含まれるため、合計金額が100,000円以上になります。したがって、消耗品費ではなく、「器具備品」として資産計上処理します。

・例：ソフトウェアのライセンス50,000円をカードで購入した。
（借方）消耗品費　50,000円　（貸方）未払金　50,000円　（摘要）ソフトウェアライセンス

ソフトウェアなどの無形のもので、10万円以上になるものは資産計上します。

青色申告者の「少額減価償却資産」の特例

消耗品費は、耐用年数が1年未満で、取得価額が10万円未満のものが対象となりますが、一定の要件を満たしている事業主であれば、「取得価額が30万円未満」まで消耗品費と処理することができる特例があります。

この特例は、青色申告者を対象としたもので、「中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」と呼ばれる制度です。この特例を適用すれば、取得した金額が30万円未満の消耗品を、その年度において全額費用として処理することが可能です。

例えば、250,000万円のパソコンを現金で購入した場合は、次のように仕分けます。
（借方）消耗品費　250,000円　（貸方）現金　250,000円　（摘要）パソコン（少額資産）

適用金額の上限

注意したい点として、この少額減価償却資産の特例には、適用金額の上限があります。適用金額の上限は、1年につき300万円までと決まっています。また、適用金額の上限は、事業年度の月数によって月割り計算をすることになっています。

例えば、年度の途中で開業した場合、7月に開業し、年度末まで6ヶ月の場合は、適用金額の上限は150万円までとなります。

適用条件

この特例を適用できるのは、次の要件を満たしている事業主です。

①青色申告者である
②常時使用する従業員の数が1,000人以下である
③法人の場合は、資本金もしくは出資金の額が1億円以下である
④「確定申告書に少額減価償却資産の取得価額に関する明細書を添付する」など、税務申告時に一定の処理手続きを行うこと

事業主が選択できる3種類の方法

10万円未満の資産に関しては、消耗品費として処理することについてみてきました。しかし、青色申告者の「中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」では、10万円以上の資産は、資産の種類によって「定額法」や「定率法」などの償却費の計算方法を選択することができます。また、資産の取得価額によって、3種類の特別な計算方法があります。

【10万円以上の資産を「器具備品」として資産にする場合】
取得価額が10万円以上の品物を、「器具備品」として資産に計上する場合は、次のように仕訳できます。

・例：200,000円のパソコンをカードで購入した。
（借方）器具備品　200,000円　（貸方）未払金　200,000円　　（摘要）パソコン代

【「減価償却費」として仕訳する場合】
通常の減価償却費として計上する場合は、次のように仕訳します。

・例：決算のため、通常の減価償却費20,000円と計算した。
（借方）減価償却費　20,000円　（貸方）器具備品　20,000円

【「一括償却」として仕訳する場合】
一括償却として処理する場合、次のように仕訳します。

・例：決算のため、一括償却の方法をすることにした。
（借方）減価償却費　30,000円　　（貸方）器具備品　30,000円

なお、青色申告者の場合は、10万円以上30万円未満の資産は、購入した年に全額を経費として処理することができます。

・例：決算のため、青色申告で少額減価償却資産の特例を適用させた。
（借方）減価償却費　90,000円　（貸方）器具備品　90,000円

○○万円未満の範囲には要注意！

10万円未満、20万円未満、30万円未満などの「未満」の範囲には、注意が必要です。まず取得価額の範囲に注意してください。例えば、備品などの取得価額には、本体そのものの代金だけでなく、それを据付るための工事費も取得価額に含まれます。前述した仕訳例にあったように、エアコンを購入し設置する場合は、工事費も取得価額に含まれるということです。

また、○○万円未満の範囲は、通常、1個、もしくは1組として機能するため、単位ごとに判定していきます。例えば、応接セットの場合は、テーブルと椅子でセットになって機能するものです。ですから、テーブルと椅子をそれぞれの単位で判定しません。

消費税は取得価額に含まれるか？

消耗品の条件となる10万円未満の金額には、消費税は含まれるのでしょうか？例えば、本体価格が98,000円のパソコンを購入した場合、消費税10%が加わると107,800円になり、10万円を超えてしまいます。

この場合、消耗品になるのでしょうか？ここで判定のポイントとなるには、税抜価格でみるか、それとも税込価格でみるか、です。この判定は、あなたの事業所が、消費税の「課税事業者」か、それとも「免税事業者」かにより変わってきます。

課税事業者である場合は、税込価格を取得価額とみなします。一方、免税事業者である場合は、税抜価格を取得価額とみなします。今回のケースは、パソコンは本体価格が98,000円、税込価格が107,800円のパソコンです。

このケースの場合、消費税の課税事業者の方は、取得価額が10万円以上になるため、消耗品費として計上することができません。まず資産として計上し、耐用年数に応じて減価償却として処理し、費用として落としていくことになります。

一方、消費税の免税事業者の場合は、取得価額が10万円未満になるので、消耗品費として計上することができます。

備品とは？

使用の過程で状態が変化していき、耐用年数が1年未満のものが消耗品です。一方、備品は耐用年数が1年以上で、取得価額が10万円以上20万円未満のものが該当します。備品に該当する品物は、耐用年数に関係なく、3年で均等に償却できる「一括償却資産」として会計処理することが可能です。複雑な減価償却ではなく、均等で簡単な償却を行えます。

例えば、150,000円のプリンターを購入した際、一括償却資産で会計処理をする場合は、耐用年数が何年であっても、3年間にわたって50,000万円ずつ経費として会計処理することができます。次のように仕訳をすることができるでしょう。

・購入時
（借方）一括償却資産　150,000円　（貸方）現金　150,000円　（摘要）プリンター

・決算時
（借方）一括償却資産償却　50,000円　（貸方）一括償却資産　50,000円　（摘要）プリンター一括償却

このように決算時には、取得価額150,000円を3年で割った50,000円を償却し、経費として計上します。購入したのが年度の途中であったとしても、月割りではなく、3年にわたって均等に償却してください。

消耗品費を経費へ計上するタイミングはいつ？

購入した消耗品は、いつ経費として計上できるのでしょうか？

購入した消耗品を使用したときに

消耗品費は、購入した品物を使用したときに経費へと計上できる、と原則として定められています。つまり、消耗品費を購入したときではありません。例えば、節税対策のために、消耗品費を大量に購入したとしても、未使用分の消耗品に関しては「資産」として扱う必要があります。

一定要件を満たしている場合は購入したとき

消耗品費の経費計上は、原則、使用した時点で認められています。しかし、決算期に日用品のひとつひとつを使用済みか、それとも未使用か・・と区別するのは面倒な作業です。

そこで税法では、例外として、一定の要件を満たせば購入時点で消耗品費として会計処理をすることが認められています。購入時点で経費に計上できる要件とは、次のものです。

・毎年、同程度の数量を購入する品物
・毎年、経常的に使用する品物
・購入した場合、毎年継続して経費として会計処理をする品物

消耗品や日用品を節税する際に注意したいこと！

事業主の中には、消耗品や日用品の購入費用を経費として計上し、節税対策へとつなげたい、と考えている方も少なくありません。消耗品や日用品を経費として節税する際には、次のポイントをおさえて行いましょう。

事業と関係のある日用品や消耗品だけを経費とすること

消耗品や日用品をなどの購入費用を経費として計上するためには、当たり前のことですが、「事業で使用するもの」であることが前提条件です。事業に全く関係のないプライベートの消耗品や日用品などは、少額だとしても消耗品費として扱うことはできません。

計上する消耗品費の領収書やレシートを保管しておくこと

経費として計上するためには、それを証明するための領収書やレシートが必要となります。万が一、税務調査が入ったとしても、領収書やレシートなどの証拠があれば問題ありません。しかし、証拠となるものがなければ、脱税行為とみなされる可能性があります。

ですから、経費として計上する場合は、消耗品の領収書やレシートをしっかり保管しておきましょう。なお、税法上では、領収書やレシートなどは、5～7年保管することが義務づけられています。

誤った経費計上はペナルティが発生する！

プライベートや領収書やレシートのない消耗品や日用品などを、誤って経費として計上し、税務調査でそれが発覚した際にはペナルティが発生する可能性があります。状況によって、次のようなペナルティが課せられます。

【過少申告加算税】
本来の税額よりも少ない額を申告していた場合は、「過少申告加算税」が課せられます。正しい税額のうち、未納分の税額に対して10%の税率が課せられます。

【無申告加算税】
納付すべき税額を納めていなかった場合は、「無申告加算税」が課せられます。正しい税額のうち50万円までは税率15%、50万円を超える部分に関しては税率20%が課せられます。

【重加算税】
重加算税とは、偽装や隠ぺいなどの悪質行為が発覚した場合に適用される罰則です。過少申告加算税が対象の場合は重加算税が税率35%、無申告加算税が対象の場合は重加算税が税率40%加算されます。

これらのペナルティが課せられた場合は、銀行融資にも大きな影響が及びます。なぜなら、融資担当者は、決算書はもちろんのこと、法人税の申告書も確認するからです。そのため、上記のペナルティが発生した場合、特に悪質行為と判断された重加算税が発生した場合は、信用度を失うことでしょう。ですから、適切な会計処理を行うようにしましょう。

まとめ

消耗品とは、取得価額が10万円未満で、耐用年数が1年未満のモノが対象となります。これらは「消耗品費」として、経費に計上することができます。ただし、事業をする上で必要なものである、ことが前提条件です。これには少額の事務用品をはじめとし、10万円未満のパソコンなどまでが該当します。

消耗品は雑費と区別しにくいものですが、雑費の金額があまりにも大きくなると、税務調査の対象となります。ですから、可能な範囲で勘定科目へと振り分け、会計上の雑費は総額の5～10%程度におさめるようにしましょう。

また、青色申告をしている場合は、30万円未満までのものを経費として計上することが可能となり、30万円以上のものに関しては減価償却という方法で経費として計上することになります。はじめのうちはどのように仕訳をすればよいのか悩むことでしょう。

でも、ひとつひとつの取引を毎回記帳することで、消耗品と雑費の考え方や違いなどについて、容易に判断できるようになるはずです。自社の事業に合った勘定科目を使った分かりやすい仕訳を行い、適切な節税対策や確定申告に備えましょう。

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