2020年9月8日

PASUMO(パスモ)の履歴印字方法から請求書発行までの手順を紹介!

ビジネスマンのほとんどの方が、パスモ(PASMO®)やスイカ(Suica®)などのICカードを利用していることでしょう。みなさんは、パスモに「利用履歴確認」できる機能があることをご存知でしたか?

しかも最大100件まで利用履歴をさかのぼり、印字することができます。これにより交通費の精算もしやすくなりました。この記事では、PASUMO(パスモ)の履歴印字から請求書発行までの手順をご紹介します。

交通費の精算作業の流れ

交通費の精算作業は、各事業所によってルールが設けられています。そのため若干の違いはありますが、基本的な流れは次のようになっています。

ステップ1:交通費精算の書類作成
交通費精算を行う本人が、交通費精算の書類を作成します。その際、交通機関を利用したことを証明する利用履歴や領収書なども一緒に添付します。

ステップ2:責任者の承認を得る
作成した書類は、担当部署の責任者などにその内容を確認してもらい、承認を得ます。

ステップ3:経理担当者に交通費精算を依頼する
承認を得ることができたら、書類を経理担当者へ提出します。

ステップ4:交通費の振込み
後日、交通費が指定した口座へ振り込まれます。振込の有無や金額などを確認し、交通費の精算は完了となります。

このように交通費を精算するためには、交通機関を利用したことを証明する履歴や領収書などが必要となります。では、PASUMO(パスモ)の利用履歴を確認する方法をみていきましょう。

PASUMO(パスモ)の利用履歴を最大100件まで確認できる!

みなさんもご存知の通り、PASUMO(パスモ)は、首都圏のバスや鉄道で利用できるICカード乗車券のことです。PASUMO(パスモ)の利用履歴は、会社に交通費を請求したり、交通費の精算をする際に必要となります。

また、個人で確定申告をする際に、必要となることがあります。そんなPASUMO(パスモ)の利用履歴は、直近26週間以内の最大100件まで確認することが可能です。確認できる項目は、「利用日」「利用益」「利用バス会社」「利用種別」「SF残額」などの表示、印刷ができます。

PASUMO(パスモ)の利用履歴を確認する方法とは?

方法その①駅の窓口

PASUMO(パスモ)の利用履歴を確認する最も簡単な方法は、益の窓口で確認することです。窓口で駅員さんに「PASUMO(パスモ)の利用履歴を確認したい」旨を伝えれば、利用履歴を印字してくれます。

利用する駅にもよりますが、最大100件まで印字してもらえます。なお、PASUMO(パスモ)の初期設定で設定した性別が違う場合や性別の異なる誰かの代理の場合は、断られる可能性があるので注意してください。

方法その②券売機

利用履歴を確認する別の方法として、券売機の利用があります。まず券売機でPASUMO(パスモ)を選択し、「チャージ・残高履歴」を選択してPASUMO(パスモ)を挿入します。その後、チャージ・残高履歴の画面で、左下に表示されている「履歴表示」を選択し、その後「履歴印字」を選択します。

すぐにPASUMO(パスモ)と印字履歴を出てきます。鉄道や駅、販売機によって、利用履歴の確認・印字できる数が、最大20~100件と異なっています。もし100件分の履歴が欲しい場合は、最寄りの駅で100件履歴を確認できる券売機を探してみましょう。

方法その③スマートフォンのアプリ

PASUMO(パスモ)の利用履歴は、iPhoneやandroidなどのスマートフォンのアプリを利用して確認することが可能です。

【iPhoneの場合】
iPhoneを利用している方の場合、PASUMO(パスモ)の利用履歴を確認するためには、2つのものを準備する必要があります。それは「PaSoRi RC-S390というICカードリーダーと、「PaSoRi」というアプリです。

まずICカードリーダーですが、Amazonや楽天などの大手ネットショップや家電量販店、コンビニなどで購入することができます。購入場所にもよりますが、4,000円前後の相場で購入できるでしょう。

ICカードリーダー購入後は、App Storeで「PaSoRi」という無料のアプリをインストールしてください。その後、Bluetoothで接続し、ICカードリーダーにPASUMO(パスモ)をかざして読ませるだけで、利用履歴を確認できます。利用する前に事前準備が必要ですが、2回目以降からは簡単に利用履歴や残高を確認することができます。

【androidの場合】
androidの場合は、「suica Reader」と呼ばれる無料のアプリをインストールするだけでするに履歴の確認と印字が可能です。インストールしたアプリを開くと、PASUMO(パスモ)かざすように指示をされ、そのまま指示に従うだけで利用履歴が表示されます。表示された利用履歴を保存できる機能もついているので便利です。

また「iTrain Reader」というアプリもおすすめです。このアプリは、利用履歴の項目が細かく設定されています。具体的には、カードID、レコードID、端末種、処理、日付、会社、路線、駅、支払額、残高などを確認できます。ただし、バスの乗車記録に関しては非対応となっていますので注意してください。

方法その④パソコン

パソコンでも利用履歴を確認することができます。ただし、iPhone同様、事前に準備すべきものがあります。Windowsを使用している場合は、Windows専用の「PaSoRi RC-S380」というICカードリーダが必要となります。

つまり、Macには対応していません。購入後、USBで接続します。そして、ソニーのサイトから無料ソフト「SFCard Viewer 2」をインストールし、手順に従うだけで利用履歴が表示されます。

履歴を印字(プリント)する方法

スマートフォンのアプリやパソコンでPASUMO(パスモ)の履歴を確認した後、それをプリントすることができます。

【自宅の場合】
自宅にプリンターがある場合は、プリンターに接続し、PASUMO(パスモ)の利用履歴をプリントすることができます。お持ちのプリンターの指示に従って操作してください。そして、プリントしたものを会社などへ提出できるでしょう。

【コンビニの場合】
自宅にプリンターがなくても、コンビニでプリントすることができます。パソコンの場合はPASUMO(パスモ)の利用履歴をUSBメモリにPDFファイルで保存し、それをコンビニのコピー機で出力し、プリントします。

スマートフォンの場合は、スマホからコンビニ専用のアプリをインストールし、その指示に従って操作した後、、コンビニのコピー機でプリントすることができます。

PASUMO(パスモ)の領収書を発行する方法とは?

交通費の精算は、利用履歴に加えて、領収書でも証明することができます。PASUMO(パスモ)の場合は、現金チャージをしたり、PASUMO(パスモ)で切符を購入したりするなら、券売機で領収書を受領できます。受領した領収書でも交通費を精算することはできますので、切符を購入する際に忘れずに領収書を発行することができるでしょう。

では、もし領収書を紛失してしまった場合は、どうすればいいのでしょうか?再発行してもらえるのでしょうか?結論から述べるなら、再発行してもらうのは難しいでしょう。なぜなら、電車などの交通機関を必ず乗車した、と証明することができないからです。そのような場合は、利用履歴を確認し、プリントしたものを提出することができるでしょう。

PASUMO(パスモ)の履歴で交通費を精算するメリットとは?

PASUMO(パスモ)の履歴を利用することで得られるメリットのひとつに、利用した経路を思い出し、調べる必要がない、ことが挙げられます。特に乗り換えが多かった場合や、出張先などで利用した場合、わざわざ過去を思い出し、利用経路を調べ直すことは時間と手間のかかる作業となります。

そのうえ、支払った金額まで思い出すことは難しいですし、利用するたびに金額をメモることも面倒です。しかし、履歴の確認と印字ができれば、利用経路の区間や金額を間違いなく確認することができます。また、事業所にとっては、従業員が不正な交通費を請求することの防止にもなります。

PASUMO(パスモ)の履歴で交通費を精算するデメリットとは?

では、PASUMO(パスモ)の履歴印字による交通費の精算には、どのようなデメリットがあるのでしょうか?まずPASUMO(パスモ)の履歴の印字には、印字できる件数に限度がある、という点が挙げられます。

最大100件まで利用履歴の印字が可能ですが、場所によっては100件利用履歴が印字できないところもあります。また利用履歴が消える前に、印字をする必要があります。

交通費精算は「交通費精算システム」で業務効率化アップ!

交通費の精算作業は、経理担当者にとっては多くの時間と手間がかかる作業のひとつです。PASUMO(パスモ)の履歴を印字することも交通費精算に役立つ方法のひとつですが、さらに業務の効率化を目指したい場合は、「交通費精算システム」の導入がおすすめです。

交通費精算システムを導入すると、どのように業務の効率がアップするのでしょうか?交通費精算システムの特徴をご紹介しましょう。

①ICカード読み取り機能が搭載で手書きや手入力が不要!
交通費精算システムには、PASUMO(パスモ)やSuica(スイカ)などのICカードをカードリーダーや専用アプリにピッとかざすだけで、運賃や経路を自動的に読み込んでくれる機能が搭載されています。そのため、印字した履歴を申請書に転記する、という作業を省くことができます。

また、ICカードが定期券の場合は、定期区間の運賃を控除したり、利用履歴の経路や金額を変更することができないようになっているので、不正申請の防止にもなります。

②運賃を計算する機能が搭載で計算不要!
交通費精算システムの多くは、乗換案内ソフトが内臓されています。そのため、利用した経路を検索すれば、システムが運賃を算出し、申請画面と連携してくれます。そのため、経理担当者が運賃を計算する作業の手間を省けます。

③クラウド型システムならどこからでも申請・承認がOK!
クラウド型の交通費精算システムの場合、インターネット環境が整っていれば、時間や場所にとらわれず、スマートフォンやタブレット、パソコンなどから交通費の申請や承認が行えます。

つまり、外出先や隙間時間などに申請や承認ができるため、時間を有効活用することができ、結果として業務の効率化へとつながります。

まとめ

交通費精算は、経理担当者の作業のひとつですが、時間や手間がかかる作業として知られています。しかし、近年は、PASUMO(パスモ)などのICカード利用履歴を確認・印字することができるようになりました。そのため交通費精算作業もだいぶラクになりましたが、デメリットもあります。

そこで「交通費精算システム」を導入する事業所が増えています。交通費精算システムはさまざまな種類がありますので、自社に合ったシステムを導入し、業務の効率化アップを検討してみるのはどうでしょうか?

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