2020年6月6日

注文請書に印紙は必要?注文書との違いや目的など経理の基礎知識

ビジネス上の取引において、契約書は欠かすことができないとても重要な書類のひとつです。実は、契約書の中にはいくつかの種類があることをご存じでしたか?その中のひとつに「注文請書」があります。よく見聞きする「注文書」とは全く異なる書類です。では、注文請書はどのような書類なのでしょうか?

この記事では、注文請書と注文書の違いや注文請書の目的、収入印紙を貼るべきかどうかなど、経理担当者であれば知っておくべき注文請書の基礎知識についてご紹介していきます。

注文請書とは?

「注文請書(ちゅうもんうけしょ)」とは、取引をする際に交わす契約書の一種です。注文書を受け取った受注側が、その注文を引き受けた意思表示を行うことを目的として発行されます。一方、「注文書」もしくは「発注書」とは、注文する側が注文をする際に発行する書類です。

つまり、「○○の仕事を依頼したい」という旨が記載された発注書を発行することで、「○○の仕事をお請けします」という旨が記された書類・注文請書を発行するということになります。

注文請書に欠かせない項目

では、注文請書に記載しなければいけない項目をみてみましょう。注文請書にどのような内容が記載されているのかを知るなら、契約が成立する重要な書類であることを理解できるでしょう。

・発行日
注文請書は契約書の一種に該当するため、発行日を記載することはとても重要です。

・発注側の個人名や会社名等の名称
受注側が注文請書を作成する場合は、注文書に記載されている発注側の情報の名称を記載します。

・受注側の情報
受注側は名称に加え、住所や電話番号なども記載する必要があります。また必要であれば、部署名など詳しい情報も記載します。

・契約内容
注文請書は、発注側の依頼を受けたことを示す意志表示の目的があります。ですから、注文を受けた内容や数量、単価などの情報に加え、納期や金額、支払い方法など契約に関わる情報内容を記載する必要があります。契約内容は業種によって大きく異なってきますが、土木作業など工事関係の場合は、工事内容や着工日なども詳しい内容を記載します。

・支払い方法
注文請書は契約書としてみなされるため、支払い方法も記載しなければいけません。ただし、取引を頻繁にしている企業間であれば、支払い方法や期限などについて双方が理解しているため、記載しないこともあります。

契約成立までの流れ

先述したように、注文書(発注書)と注文請書は、名前は似ていても同一の書類ではありません。発注する側と受注する側のそれぞれが注文書と注文請書を発行し、それぞれが相手に渡すことで取引の契約が成立する、という一連の流れになっています。注文書と注文請書を使って契約する場合には、まず先に注文書が発行されることから始まります。

もし発注する側が、発注の意思表示が記載された注文書を発行する前に、受注側が注文を受けたという意思表示の注文請書を発行するのであれば、契約の流れがおかしくなってしまい、正式な契約成立にはつながりません。ですから、注文請書と注文書で契約をする際には、一連の流れがあることを念頭に入れておきましょう。

また、企業によっては、発注側が注文書と同時に注文請書も発行して受注側へ渡し、受注側がそれらを確認後、注文請書に捺印をして先方に送り返す、という一連の流れで契約を交わしているところもあります。この場合、双方が合意しているなら契約成立となります。

注文書と注文請書で契約するメリットとは?

注文書と注文請書でやり取りをして契約することには、それぞれの意志表示をストレートに行えるというメリットがあります。また、注文した日付、品物の種類や数など依頼内容、取引金額、支払い方法などを明確な形として残すこともメリットと言えます。

注文請書に収入印紙は必要?

法令上、規定されている課税文章には、収入印紙を貼ることが義務となっています。課税文章の対象となっている代表的な書類には、請負契約書、不動産譲渡契約書、債務引受契約書、債権譲渡契約書などの契約書などが挙げられます。

では、タイトルに契約書という言葉が含まれていない注文請書には、収入印紙を貼る必要はあるのでしょうか?結論から述べるなら、注文請書は契約書の一種なので課税文書、つまり収入印紙を貼る必要があります。「注文請書は、契約書という名目ではないから課税文章ではないのでは?」と思われる方もいるかもしれません。

しかし、課税文章の対象となっている契約書には、契約の成立を証明する書類すべてが該当します。課税文章かどうかを判断する際には、印紙税法を判断の基準とすることができるでしょう。印紙税法基本通達第3条では、「文章が課税文章に該当するかどうかの判断は、・・・その文章に記載されている個々の内容について判断する、・・・その記載文言の実質的な意義に基づいて判断する」と定められています。

この規定から読み取れるように、発注側から「注文書」が発行され、受注側が「注文請書」を発行することで契約が成立する「注文請書」は、契約成立を証明する文章が記載されているため課税文章の対象となり、収入印紙を貼ることが必要となります。

注文請書に収入印紙が必要な理由

すでにみてきたように、注文書(発注書)と注文請書には、契約書という言葉はありませんが、注文書と注文請書は2つの書類を双方が交わすことで契約が成立します。つまり、この2つの書類をそれぞれが発行し、確認し合っているのであれば、1つの契約書を形成したことになります。

そのため、注文請書に「請負契約書」と記載されていなくても、文章の内容から契約書と同じ扱いとみなされるのです。このように注文書と注文請書の2つの書類で1つの契約書となるため、注文請書には収入印紙を貼る必要があります。

注文請書の収入印紙の金額は?

では、注文請書に貼らなければならない収入印紙は、どのくらいの金額のものでしょうか?印紙税法では、文書の種類や取引金額に応じて、収入印紙の金額を設定しています。請負に関する契約の場合は、書類に記載されている契約金額に応じた収入印紙の金額は次のように定められています。

・1万円未満の場合:非課税
・1万円超~100万円以下:200円
・100万円超~200万円以下:400円
・200万円超~300万円以下:1,000円
・300万円超~500万円以下:2,000円
・500万円超~1,000万円以下:1万円
・1,000万円超~5,000万円以下:2万円
・5,000万円超~1億円以下:6万円
・1億円超~5億円以下:10万円
・5億円超~10億円以下:20万円
・10億円超~50億円以下:40万円
・50億円超~:60万円

なお、記載されている契約金額とは、税抜金額のことです。ですから、注文請書を作成する際には、取引金額を消費税額を区分して記載するか、税抜価格を記載することで契約内容が明確になります。

注文請書に収入印紙が不要となるケースとは?

ここまでで見てきたように、注文請書は課税文章の対象となので収入印紙を貼って納税する必要があります。しかし、注文請書に収入印紙が不要となるケースがあります。それは次のケースに該当する場合です。

ケース①契約金額が1万円以下(税抜)である場合

上記で収入印紙の金額をご紹介したように、注文書と注文請書に記載されている契約金額が税抜1万円以下の場合は、非課税となります、つまり、収入印紙を貼りつける必要はありません。ただし、税抜と税込価格を併記したり、消費税区分をしたりなど、税抜金額をしっかり明記しておく必要があちます。

ケース②別の契約書に印紙を貼っている場合

注文書と注文請書以外に、すでに別の契約書で契約を交わしており、その書類に必要な収入印紙を貼っている場合は、収入印紙を貼り付ける必要はありません。

ケース③注文請書をFAXで送信した場合

注文請書をFAXで送信した場合、収入印紙を貼る必要はありません。国税庁の公式ホームページにも「FAXで送信したもには課税文章を作成したことにはならないので、印紙税の課税原因は発生しない」と記載されているため、収入印紙は不要です。

ケース④電子契約で取引が成立した場合

近年、PDFなどの電子書類を介して取引をする企業が増えています。このように電子契約のみで取引が成立している場合にFAXで送信したケースと同様、収入印紙を貼り付ける必要はありません。しかし、PDFの注文請書を印刷して発注側に渡した場合は、課税対象となります。したがって、収入印紙を貼る必要があります。

これらのケース以外の紙で発行した注文請書は、すべて収入印紙の納付義務が課せられています。もし収入印紙を貼り付けるのを忘れてしまうと、「過怠税(かたいぜい)」が発生しますので注意しましょう。

注文請書の収入印紙を貼るのは注文側?それとも受注側?

税法上では、契約書に収入印紙を貼りつける場合、発注側と受注側の双方で「連帯」して印紙税を納付することが定められています。通常、契約書は2部作成されるため、双方が折半することになります。しかし、注文請書の場合は、1部のみ発行されるケースが多いため、注文請書の作成者のみが収入印紙を貼りつけるというケースが少なくありません。

このような場合は、事前に双方で話し合いをして、どちらが納税するか、どのように折半するか、などをしっかり決めておくことは大切です。税法上で規定されている「連帯」には、印紙税を必ずしも折半しなければならないという意味ではなく、「双方の合意」があれば、どちらか一方が支払うことでも問題はありません。つまり、「双方で話し合う」ことが重要です。ですから、トラブル回避のためにも、どのように印紙税を納めるかを双方で決めておきましょう。

まとめ

注文請書の目的や、収入印紙を貼りつける必要性やその理由、収入印紙の金額などについてみてきました。法律上で定められている課税文章には20種類あり、「注文請書」は契約書の一種として扱われているため、課税文章の対象となっています。

収入印紙を貼るのを忘れてしまうと、過怠税が発生し、貼るべき収入印紙の3倍の金額を納税することになります。経理業務をする上で、どのような書類が課税文章の対象なのかどうかに迷ってしまう場合は、印紙税法など税の専門家である税理士に相談されることをおすすめします。

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